通过Excel结合财务软件制作催款函

年初财会要进行欠款清理工作，那些未收回来的账款要在新年初始收回来，那么我们就要制作催款单，督促对方早日将欠款汇来。下面，我来说说我是如何通过Excel结合财务软件制作催款单的。

导出欠款数据

目的：从财务软件中导出欠款的相关数据

现在大多数单位都使用了财务软件，因此整理欠款基础数据时，从财务软件中直接导出即可，例如在浪潮财务软件中，进入“账务处理”模块，执行“账 表”→“科目余额表”命令，在弹出的“科目余额表”对话框中，选择会计期间为2010年12月份(图1)，会计科目为 “应收账款”，单击“确定”按钮，在随之弹出的科目余额表中，将“应收账款”明细数据导出为Excel表，将它命名为“2010年度末应收账款明细表.xls”。

将导出的应收款明细表进行整理，只保留其中的科目名称、摘要、日期、借方、贷方数据，其中的科目名称即欠款单位，在其后添加应收款项余额列名 (应收款项是专业术语，其实就是欠款)，并在第一个计算各个欠款单位余额的G2中，输入数组公式“{=SUM((B$2:B2=B2)* (E$2:E2))-SUM((B$2:B2=B2)*(F$2:F2))} ”，这样就能够自动计算出每个欠款单位的欠款余额了。

分析欠款时间

目的：了解欠款超期的公司有哪些

知道每个单位欠款数量还不够，还要知道它们的欠款时间(一般欠款6个月以上就可以算超期了)，挑选出欠款超期的公司。新建一个“应收账款账龄分析表”(账龄是专业术语，就是欠款时间)。

在此表的G2中输入基准日期，例如2010年12月31日，在F4:L4区域中输入列科目名称、0~2个月、辅助1、2~6个月、辅助2、6个月以上、合计，并将需要分析的科目名称(即欠款单位)复制到F列中。

接着在0~2个月的G5中输入数组公式“{=IF(H5>0，SUM((应收账款明细表!B$2:B$100=应收款账龄分析 表!F5)*($G$2-应收账款明细表!D$2:D$100<=60)*(应收账款明细表!E$2:E$100))，SUM((应收账款明细 表!B$2:B$100=应收账款账龄分析表!F5)*($G$2-应收账款明细表!D$2:D$100<=60)*(应收款明细 表!E$2:E$100))+H5)}”。

再在H5(辅助1)、I5(2~6个月)、J5(辅助2)、J5(6个月以上)、L5(合计)中输入相应的公式即可知道每笔欠款的时间，以及哪些欠款超期了。

打印催款单

目的：自动生成催款单

知道了哪些公司需要催款，就要给对方发催款单了(正式名称叫对账催款函)，新建一个工作表，在其中输入基本的催款信息，在C3中存放欠款单位、在存储欠款金额的G5中输入公式“=IF($C$3=""，""，INDEX(应 收账款账龄分析表!$L$5:$L$202，MATCH($C$3，应收款账龄分析表!$F$5:$F$202，0)))”，这样当在C3中输入欠款单 位名称时，例如青岛市润浩商社，在对账催款函中就会自动显示欠款金额1，215，934.24元，然后打印并盖上财务专用章就可以发送给对方公司了(图 2)。