Word文章排版实用技巧集合

  1、为word文本加注解

  如果你想为word的某个文本(如一个新名词、一个英文缩写等)加以注释,而又不想让注释出现的文档中,下面三种方法中的任意一种可以帮你实现:

  ①先选中需要注释的文本,用“插入→批注”命令,打开“批注”窗口,在其中输入注释文字后关闭该窗口,则该文本被加上黄色底纹(不会打印出来),当鼠标移至该文本时,注释文字则显示在该文本的上方;

  ②将光标移至需要加注释的文本后面,用“插入→脚注或尾注”命令,打开“脚注或尾注”对话框,适当设置后确定,则光标移至该页文本的左下方,输入注释 文本,则在上述文本后面出现一个数字序号,光标移至该序号处,注释文本即显示出来(不过该注释文本会显示在文档下方,并能打印出来);

  ③如果注释文本比较长,我们可以先将注释文本(图片也可以)存放在一个独立的文件中(非WORD格式也行),然后建立一个链接:选中要加注释的文本, 用“插入→超级链接”命令,打开“插入超级链接”对话框,在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本,在“请键入文件名称或Web页名称”下面 的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称(也可以用“浏览”按钮查找到),按“确定”按钮,则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式(并不影 响文档的打印),点击该文本(在WORD XP中需要按住Ctrl键),则可直接打开注释文本所在的文件。

  2、快速输入特定的短语

  我们在用word2000/XP进行文档编辑时,像专业术语、单位名称等这些特定的短语,在一篇文章中可能要反复输入,如果每次都是一个字(词)一个 字(词)地去输入,不仅麻烦、速度慢,而且容易出错,同时也很难每次输入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的“剪贴板”功能,实现了特定短语的一次性输入,达到快速、准确、一致之目的。

  ①启动WORD2000,打开“剪贴板”工具栏。

  ②选将特定的短语(如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程质量监督工作”等)输入到文档中,然后一个一个的选中,用“复制”命令将他们逐条加到“剪贴板”中。

  ③在需要某一短语的位置,单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。

  ④如果短语太多,记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系,当你将鼠标指向某条短语时,在左下方即可显示出该短语,点击你需要的短语即可(在WORD XP中,“剪贴板”上直接会显示出短语的内容)。

  3、特殊符号的输入

  在word2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号,我们以“※”为例,看看如何输入特殊符号:

  ①软键盘法。右击中文输入法的“软键盘”(一般输入法均带有“软键盘”),选“特殊符号”选项,直接点击符号“※”所在的字母键即可;

  ②自动更正法。用“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框,在“替换”框中输入“mh”,在“替换为”框中输入“※”,先后按“添加”和“确 定”按钮。以后你在文档中输入“mh”及后面的文字时,系统会自动将其更正为“※”,如果你确实需要输入字母“mh”(不会这么巧吧!),你可以先输入 “mha”及后面的文字,再将“a”删除即可;

  ③自造词法。右击中文输入法(以“五笔字型”为例)状态条,选“手工造词”选项,打开“手工造词”对话框,在“词语”框中输入“※”,在“外码”框中输入“mh”,先后按“添加”和“关闭”按钮,以可你在该输入法中输入“mh”时即可输入“※”;

  ④用“插入→符号”命令,打开“符号”对话框,在“广义标点”子集中会找到“※”,双击它即可输入。

  4、使用通配符进行模糊替换

  如果想把整篇文档中引号(“”)内的文本全部设置成黑体,可以采用通配符替换的方法实现:

  ①用“编辑→替换”命令,打开“查找与替换”对话框,并点击下面的“高级”按钮,再选中“使用通配符”选项;

  ②在“查找内容”框中填入:“*”后(*号代表任意字符,?号代表1个字符),点击“替换为”框,再按下端的“格式”按钮,并选“字体”选项,在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑体后确定;

  ③按“全部替换”按钮,即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。

  5、Word文档与RTF文档的互换问题

  Word允许用户输入和输出一种RTF特殊格式的文件,只需选择“另存为”命令,在“保存类型”中选择“RTF格式”即可。

  RTF是Rich Text Format的缩写,并将它作为该格式文件的扩展名。RTF文件格式是由Microsoft创建的。它是为在不同程序间传递数据而设计的。其优点之一就是 文件的格式信息不会丢失或破坏。例如,用户可以利用RTF格式将文档在Word与老版本的Word、PageMaker以及其它几种流行的软件(包括 Word for the Mac)之间传送。

注意事项:
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