Word多篇排版通用技巧

  一、Word中合并文件

  在编辑文件时,若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中,除了采用打开原文件对内容进行复制,然后再转入新文件进行粘贴外还有没有其他更好的方法呢?

  答:如果要合并另一个文件,有一个更好的方法进行。

  (1)打开要合并的一篇文件,然后在菜单栏选择“工具→比较并合并文件”选项。

  (2)选择需要合并的另一篇文件,并在窗口右边的“合并”中选择“合并到该文件”项即可。通过这两步操作后,这两篇文件就会合并在一起,同时若要合并多个文件,则可按此方法依次进行。

  二、修改自动加标注

  在完成某个文件后再交给其他人审阅或修改,当然希望能一眼就看出修改了哪些地方,请问有没有办法做到这呢?

  答:可以,只需利用Word的追踪修订功能,在把文件交给其他人修改之前进行一些设置即可。打开要使用追踪修订功能的文件,再在菜单栏单击“工具→修订”命令打开修订功能,这样便会在进行文件阅读修改时,Word将自动地给修订者做修改标注,而且对于不同修订者的修改会自动采用不同的颜色进行区分。

  三、轻松调用数据库文件中数据

  在使用Word进行编辑时,如要调用Access、Excel等其他数据库中的数据,除了最常用的复制、粘贴的方法外,请问还有没有其他更好的方法?

  答:常规的复制和粘贴操作调用其他数据库中的数据后,会带来一些麻烦,如数据的修改更新、编辑处理等。而若利用“插入数据库”方法完成调用,则可大大方便以后的操作处理。其具体方法是:先通过选择“视图→工具栏→数据库”选项,使数据库工具出现在Word界面上,然后将光标移至需调用数据的位置,再单击数据库工具面板上的“插入数据库”按钮,在新打开的“数据库”对话框中单击“获取数据”按钮。在选择好要调用的数据库文件后再单击“确定”按钮返回“数据库”对话框,此时“设置查询选项”将起作用。在此要对调用数据库进行设置筛选等,可以根据自己的需要,设置所选数据的条件、按何种方式排序等参数。另外还可在“排序记录”中对引入的数据进行排序,在“选择域”中对引入数据的字段进行筛选等。当所有的筛选条件均设置好以后,就可以插入数据了。

  四、让鼠标助你快速复制

  在Word中要对某些内容进行复制时,一般大家都采用先选择这些内容,然后利用鼠标在工具栏单击“复制”、“粘贴”按钮完成,或者直接在键盘上利用组合键“Ctrl+C”及“Ctrl+V”完成,请问还有没有更快捷的方法呢?

  答:有,利用鼠标常用的有三种方法可快速完成复制。

  第一种方法是,在选中要复制的内容后,再按住“Ctrl”键不松开,并把鼠标指针移到该选择区上按下鼠标左键进行拖动即可。

  第二种方法是,可通过鼠标右键打开的菜单来快速完成,具体方法是:在选中要复制的内容后,把指针移到选择区上并单击鼠标右键,从弹出的菜单中选择“复制”选项,然后再将光标移到要粘贴的位置并单击鼠标右键选择“粘贴”选项即可完成。

  第三种方法首先同样选定需复制的文字,然后按住鼠标右键拖动该文字块至目标位置,松开鼠标右键即完成复制操作。

  五、在文件中签名方法技巧

  在Word文件中可以添加包含个人信息的签名,但究竟是如何添加,有哪些方法可以实现呢?

  答:在个人文件中加入个人信息不但可以很好区别文件编辑者,而且还很具个性化。而要实现它并不难,可利用下面几种方法实现。

  1.利用Word的宏命令

  操作步骤如下:

  (1)在“工具”菜单上,选择“宏”子菜单的“录制新宏”选项。

  (2)在“宏名”文本框中输入宏的名称,比如“个人签名”。并在“将宏保存在”列表框中,单击将保存宏的模板或文件。然后单击“确定”按钮开始录制宏。

  (3)将要输入的个人信息录制好。然后再单击“工具”菜单的“宏”命令,选择“停止录制”选项。

  以后要输入这些信息的时候,我们可以执行如下操作来运行“宏”,在“工具”菜单上单击“宏”命令,然后再选择下一级子菜单“宏……”选项,选择开始建立好的“宏”的名字,单击“运行”按钮,这样个人信息就出现了。

  2.利用域操作

  操作步骤如下:

  (1)在“工具”菜单上单击“选项”命令,然后再单击“用户信息”选项卡。

  (2)在“通讯地址”文本框中输入个人信息。

  (3)在“插入”菜单上,单击“域”命令。

  (4)在“类别”列表框中,选择“用户信息”项,在“域名”中选择“UserAddress”或者“通讯地址”,单击“确定”按钮,个人信息就自动填写好了。

  3.利用自动更正实现

  操作步骤如下:

  (1)在“工具”菜单上,选择“自动更正”选项。

  (2)在“替换”文本框中,输入一个不经常使用的符号(这主要是为了防止替换了正常使用的文字或符号),如“?”。然后在“替换为”文本框中,输入个人信息,最后单击“添加”按钮完成。

  这样设置好以后,下次只要输入“?”,就会出现个人信息了。不过利用这种方法不能分行,最后我们还需要手动调整一些。

  4.利用自动图文集来实现

  操作步骤如下:

  (1)首先选择要保存为自动图文集词条的个人信息。

  (2)在“插入”菜单上,单击“自动图文集”命令,再选择“新建”选项。

  (3)输入要新建图文集的名称,如“个人信息”。这样个人信息就录制好了。

  当以后要输入个人信息时,只需要在“插入”菜单上,单击“自动图文集”命令,再选择“正文”项,最后单击“个人信息”即可。其实,不仅可以利用这些方法输入个人信息,如果其他内容经常要重复输入的话,我们也可以利用这些方法。

  六、页码任意位置插入

  在Word中利用“插入→页码”命令可以为各页加入页码,但其位置总被固定在几个区域,请问能不能突破限制,让页码的位置随心所欲地进行调整?

  答:可以利用两种方法实现,第一种方法是利用Word提供的“文本框”功能实现。其具体方法是:首先在需要插入页码的区域插入一个文本框并调节好文本框的大小,然后在文本框内输入相应的页码编号后,用鼠标右键单击文本框边框线,在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”选项,把“线条”颜色设置为“无”,单击“确定”按钮即可取消边框线。用此方法插入的页码,只要单击页码,仍可调出虚线文本框,按住鼠标左键不放随意拖动文本框,页码位置也可随之移动。

  第二种方法是直接利用鼠标的拖动功能,具体操作方法是:先利用“插入→页码”命令完成页码插入后,再在页码框上双击鼠标左键(此时便可对页码进行编辑),然后把指针移到页码框上,按下鼠标左键进行拖动,如图1-20所示,便可对页码的位置进行任意调整。

  七、巧为拼音设置不同颜色及字体

  在Word中对文件进行编辑时,有些用户总觉得遗憾,因为文件中的拼音字体及颜色不能按自己的需要进行调整,请问究竟有没有办法对拼音设置不同的颜色或字体?

  答:拼音的设置不同于文件中文字的设置,如果直接去尝试选中拼音,则会对拼音下的文字也进行选中,因而要解决这个问题,可以进行下面的操作:

  (1)先用鼠标选中已经添加了拼音的文字,并在选择区上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”选项,这时我们发现拼音和文字已经变成了一串奇怪的字符,即拼音、文字的相关代码。

  (2)要想对拼音和文字设置不同的字体及颜色,只需分别选定每一个字的拼音(也可以是拼音中需要强调的某个或某些字符)或汉字代码进行字体或颜色设置。

  (3)设置完成后,再选中所有的代码,单击鼠标右键,再次选择“切换域代码”选项,此时就会发现,拼音和文字已经变得五颜六色、多姿多彩了。

  八、为部分文件创建不同页眉或页脚

  在Word中进行编辑时,有时需要对同一个文件中不同部分页面创建不同的页眉或页脚,请问有没有办法解决?

  答:可以肯定的是能够按需进行创建。由于一般要创建页眉或页脚时,Word自动在整篇文件中使用同样的页眉或页脚。如果要为部分文件创建不同于其他部分的页眉或页脚,首先要对文件进行分节,然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。

  如果尚未对文件进行分节,那么应该在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符,然后单击要为其创建不同页眉或页脚的节,再单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令即可。当然如果需要,也可将光标移到要修改的页眉或页脚处。再单击“页眉和页脚”工具栏上“同前”选项。修改已有的页眉或页脚,或为该节创建新的页眉或页脚。则Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。再为下一节创建不同的页眉或页脚时,则重复上述步骤即可。

  九、用“+”、“-”号巧制表格

  表格制作一般的Word用户都会,但如果只利用键盘上的“+”号和“-”号来快速完成表格制作,可能很多朋友都不会,它的具体操作方法又是如何进行?

  答:利用键盘上的“+”与“-”号制作表格,有时会给我们带来更高的效率。在制作前首先得明白“+”号表示下面将产生一列线条,而“-”号起到连线的作用,其具体制作方法是:首先在要插入表格的地方输入“+”号,用来制作表格顶端线条,然后再输入“-”号,用来制作横线(也可以连续输入多个“-”号,“-”号越多表格越宽),接着再输入一些“+”号(“+”号越多,列越多),如图1-22所示。完成后再按回车键,便可马上得到一个表格。

  小提示:用此方法制作出的表格只有一行,若需制作出多行的表格,则可将光标移到表格内最后一个回车符号前,按“Tab”键或回车键(Enter),即可在表格后插入行。

  十、表格的整体移动

  上面讲到怎样对表格进行整体缩放,那么如果要对整个表格进行位置移动,请问该如何操作呢?

  答:同样在Word 2000及Word XP中也提供了这种功能,在将指针移到表格上任意单元格上,稍等片刻便可在表格最左上端出现一个移动控点(一个小“田”字形),将鼠标移到控点上方(指针变成四个方向的箭头形时),按下鼠标左键,并移动鼠标便可将整个表格随心所欲地在文件内进行移动。

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