Word多篇排版通用技巧

　　一、Word中合并文件

　　在编辑文件时，若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中，除了采用打开原文件对内容进行复制，然后再转入新文件进行粘贴外还有没有其他更好的方法呢?

　　答：如果要合并另一个文件，有一个更好的方法进行。

　　(1)打开要合并的一篇文件，然后在菜单栏选择“工具→比较并合并文件”选项。

　　(2)选择需要合并的另一篇文件，并在窗口右边的“合并”中选择“合并到该文件”项即可。通过这两步操作后，这两篇文件就会合并在一起，同时若要合并多个文件，则可按此方法依次进行。

　　二、修改自动加标注

　　在完成某个文件后再交给其他人审阅或修改，当然希望能一眼就看出修改了哪些地方，请问有没有办法做到这呢?

　　答：可以，只需利用Word的追踪修订功能，在把文件交给其他人修改之前进行一些设置即可。打开要使用追踪修订功能的文件，再在菜单栏单击“工具→修订”命令打开修订功能，这样便会在进行文件阅读修改时，Word将自动地给修订者做修改标注，而且对于不同修订者的修改会自动采用不同的颜色进行区分。

　　三、轻松调用数据库文件中数据

　　在使用Word进行编辑时，如要调用Access、Excel等其他数据库中的数据，除了最常用的复制、粘贴的方法外，请问还有没有其他更好的方法?

　　答：常规的复制和粘贴操作调用其他数据库中的数据后，会带来一些麻烦，如数据的修改更新、编辑处理等。而若利用“插入数据库”方法完成调用，则可大大方便以后的操作处理。其具体方法是：先通过选择“视图→工具栏→数据库”选项，使数据库工具出现在Word界面上，然后将光标移至需调用数据的位置，再单击数据库工具面板上的“插入数据库”按钮，在新打开的“数据库”对话框中单击“获取数据”按钮。在选择好要调用的数据库文件后再单击“确定”按钮返回“数据库”对话框，此时“设置查询选项”将起作用。在此要对调用数据库进行设置筛选等，可以根据自己的需要，设置所选数据的条件、按何种方式排序等参数。另外还可在“排序记录”中对引入的数据进行排序，在“选择域”中对引入数据的字段进行筛选等。当所有的筛选条件均设置好以后，就可以插入数据了。

　　四、让鼠标助你快速复制

　　在Word中要对某些内容进行复制时，一般大家都采用先选择这些内容，然后利用鼠标在工具栏单击“复制”、“粘贴”按钮完成，或者直接在键盘上利用组合键“Ctrl+C”及“Ctrl+V”完成，请问还有没有更快捷的方法呢?

　　答：有，利用鼠标常用的有三种方法可快速完成复制。

　　第一种方法是，在选中要复制的内容后，再按住“Ctrl”键不松开，并把鼠标指针移到该选择区上按下鼠标左键进行拖动即可。

　　第二种方法是，可通过鼠标右键打开的菜单来快速完成，具体方法是：在选中要复制的内容后，把指针移到选择区上并单击鼠标右键，从弹出的菜单中选择“复制”选项，然后再将光标移到要粘贴的位置并单击鼠标右键选择“粘贴”选项即可完成。

　　第三种方法首先同样选定需复制的文字，然后按住鼠标右键拖动该文字块至目标位置，松开鼠标右键即完成复制操作。

　　五、在文件中签名方法技巧

　　在Word文件中可以添加包含个人信息的签名，但究竟是如何添加，有哪些方法可以实现呢?

　　答：在个人文件中加入个人信息不但可以很好区别文件编辑者，而且还很具个性化。而要实现它并不难，可利用下面几种方法实现。

　　1.利用Word的宏命令

　　操作步骤如下：

　　(1)在“工具”菜单上，选择“宏”子菜单的“录制新宏”选项。

　　(2)在“宏名”文本框中输入宏的名称，比如“个人签名”。并在“将宏保存在”列表框中，单击将保存宏的模板或文件。然后单击“确定”按钮开始录制宏。

　　(3)将要输入的个人信息录制好。然后再单击“工具”菜单的“宏”命令，选择“停止录制”选项。

　　以后要输入这些信息的时候，我们可以执行如下操作来运行“宏”，在“工具”菜单上单击“宏”命令，然后再选择下一级子菜单“宏……”选项，选择开始建立好的“宏”的名字，单击“运行”按钮，这样个人信息就出现了。

　　2.利用域操作

　　操作步骤如下：

　　(1)在“工具”菜单上单击“选项”命令，然后再单击“用户信息”选项卡。

　　(2)在“通讯地址”文本框中输入个人信息。

　　(3)在“插入”菜单上，单击“域”命令。

　　(4)在“类别”列表框中，选择“用户信息”项，在“域名”中选择“UserAddress”或者“通讯地址”，单击“确定”按钮，个人信息就自动填写好了。

　　3.利用自动更正实现

　　操作步骤如下：

　　(1)在“工具”菜单上，选择“自动更正”选项。

　　(2)在“替换”文本框中，输入一个不经常使用的符号(这主要是为了防止替换了正常使用的文字或符号)，如“?”。然后在“替换为”文本框中，输入个人信息，最后单击“添加”按钮完成。

　　这样设置好以后，下次只要输入“?”，就会出现个人信息了。不过利用这种方法不能分行，最后我们还需要手动调整一些。

　　4.利用自动图文集来实现

　　操作步骤如下：

　　(1)首先选择要保存为自动图文集词条的个人信息。

　　(2)在“插入”菜单上，单击“自动图文集”命令，再选择“新建”选项。

　　(3)输入要新建图文集的名称，如“个人信息”。这样个人信息就录制好了。

　　当以后要输入个人信息时，只需要在“插入”菜单上，单击“自动图文集”命令，再选择“正文”项，最后单击“个人信息”即可。其实，不仅可以利用这些方法输入个人信息，如果其他内容经常要重复输入的话，我们也可以利用这些方法。

　　六、页码任意位置插入

　　在Word中利用“插入→页码”命令可以为各页加入页码，但其位置总被固定在几个区域，请问能不能突破限制，让页码的位置随心所欲地进行调整?

　　答：可以利用两种方法实现，第一种方法是利用Word提供的“文本框”功能实现。其具体方法是：首先在需要插入页码的区域插入一个文本框并调节好文本框的大小，然后在文本框内输入相应的页码编号后，用鼠标右键单击文本框边框线，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”选项，把“线条”颜色设置为“无”，单击“确定”按钮即可取消边框线。用此方法插入的页码，只要单击页码，仍可调出虚线文本框，按住鼠标左键不放随意拖动文本框，页码位置也可随之移动。

　　第二种方法是直接利用鼠标的拖动功能，具体操作方法是：先利用“插入→页码”命令完成页码插入后，再在页码框上双击鼠标左键(此时便可对页码进行编辑)，然后把指针移到页码框上，按下鼠标左键进行拖动，如图1-20所示，便可对页码的位置进行任意调整。

　　七、巧为拼音设置不同颜色及字体

　　在Word中对文件进行编辑时，有些用户总觉得遗憾，因为文件中的拼音字体及颜色不能按自己的需要进行调整，请问究竟有没有办法对拼音设置不同的颜色或字体?

　　答：拼音的设置不同于文件中文字的设置，如果直接去尝试选中拼音，则会对拼音下的文字也进行选中，因而要解决这个问题，可以进行下面的操作：

　　(1)先用鼠标选中已经添加了拼音的文字，并在选择区上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”选项，这时我们发现拼音和文字已经变成了一串奇怪的字符，即拼音、文字的相关代码。

　　(2)要想对拼音和文字设置不同的字体及颜色，只需分别选定每一个字的拼音(也可以是拼音中需要强调的某个或某些字符)或汉字代码进行字体或颜色设置。

　　(3)设置完成后，再选中所有的代码，单击鼠标右键，再次选择“切换域代码”选项，此时就会发现，拼音和文字已经变得五颜六色、多姿多彩了。

　　八、为部分文件创建不同页眉或页脚

　　在Word中进行编辑时，有时需要对同一个文件中不同部分页面创建不同的页眉或页脚，请问有没有办法解决?

　　答：可以肯定的是能够按需进行创建。由于一般要创建页眉或页脚时，Word自动在整篇文件中使用同样的页眉或页脚。如果要为部分文件创建不同于其他部分的页眉或页脚，首先要对文件进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。

　　如果尚未对文件进行分节，那么应该在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符，然后单击要为其创建不同页眉或页脚的节，再单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令即可。当然如果需要，也可将光标移到要修改的页眉或页脚处。再单击“页眉和页脚”工具栏上“同前”选项。修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚。则Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。再为下一节创建不同的页眉或页脚时，则重复上述步骤即可。

　　九、用“+”、“-”号巧制表格

　　表格制作一般的Word用户都会，但如果只利用键盘上的“+”号和“-”号来快速完成表格制作，可能很多朋友都不会，它的具体操作方法又是如何进行?

　　答：利用键盘上的“+”与“-”号制作表格，有时会给我们带来更高的效率。在制作前首先得明白“+”号表示下面将产生一列线条，而“-”号起到连线的作用，其具体制作方法是：首先在要插入表格的地方输入“+”号，用来制作表格顶端线条，然后再输入“-”号，用来制作横线(也可以连续输入多个“-”号，“-”号越多表格越宽)，接着再输入一些“+”号(“+”号越多，列越多)，如图1-22所示。完成后再按回车键，便可马上得到一个表格。

　　小提示：用此方法制作出的表格只有一行，若需制作出多行的表格，则可将光标移到表格内最后一个回车符号前，按“Tab”键或回车键(Enter)，即可在表格后插入行。

　　十、表格的整体移动

　　上面讲到怎样对表格进行整体缩放，那么如果要对整个表格进行位置移动，请问该如何操作呢?

　　答：同样在Word 2000及Word XP中也提供了这种功能，在将指针移到表格上任意单元格上，稍等片刻便可在表格最左上端出现一个移动控点(一个小“田”字形)，将鼠标移到控点上方(指针变成四个方向的箭头形时)，按下鼠标左键，并移动鼠标便可将整个表格随心所欲地在文件内进行移动。